Curiosa cuestión esta. Para una buena cantidad de gestiones nos piden que adjuntemos una nota simple de nuestra vivienda, y no pocas veces la petición viene acompañada de la coletilla «actualizada». Normalmente, lo que hacemos es aportar una fotocopia de la nota que ya tenemos o pedir a alguna gestoría que nos la facilite si no podemos ir nosotros al Registro, pero el funcionario de turno, el director del banco o quien recibe la documentación suele torcer el gesto y, más o menos educadamente, nos recuerdan que la necesitan original y actualizada.

Si la información que contiene la fotocopia de la nota simple que llevamos contiene la misma información que una actual ¿porqué narices no les vale? Básicamente por tres cuestiones:

1. Una fotocopia se puede manipular
2. Un documento escaneado se puede manipular
3. Durante un año, por ejemplo, se han podido anotar cargas sobre la finca.

Estos son los motivos fundamentales por los que el receptor de la información la quiere original y actualizada.

Algunas gestorías lo que hacen es escanear la nota simple que han recibido, y lo que nos entregan en realidad es una copia del original que han recogido ellos. Otras veces lo que sucede es que un Registro de la Propiedad ha solicitado la nota a otro, el que la solicitó la recibe por fax, y este fax es el que le envía a la gestoría que, finalmente, imprime la nota y nos la entrega.

Ahora, póngase en lugar del director de la sucursal, el funcionario, o quien quiera que vaya a recibir la nota simple. Lo más probable es que usted no desee correr riesgos aceptando una fotocopia, un documento sobre el que no tiene la seguridad de que sea original.

¿Y cual es la solución a esto? Hay dos posibles soluciones:

1. Si la solicita a una gestoría, exigir la entrega de la nota simple original, impresa en papel original del Registro de la Propiedad.
2. Ir en persona al Registro de la Propiedad y solicitar una nota simple en el mostrador.
3. Solicitar una nota simple por Internet y recibirla en formato electrónico, la opción más cómoda, rápida e interesante.

Esta última opción tiene la ventaja de que podemos hacer tantas impresiones como sean necesarias, se puede verificar su autenticidad porque llevan un código único que las identifica, cuentan con medidas de seguridad que impiden el que  puedan ser manipuladas y siempre son emitidas directamente por los Registros de la Propiedad.

Sobre la cuestión de la actualización, se suele aceptar como actualizada una nota simple que no tenga más de un mes desde su emisión.